Gestionale su misura.
Il problema
Un'azienda di assistenza tecnica con 12 tecnici gestiva richieste, interventi e fatture tra telefonate, mail, tre fogli Excel e rapportini di carta.
L'intervento
Un gestionale web costruito sui loro passaggi reali: dalla richiesta del cliente all'intervento, al rapportino firmato sul telefono, fino alla fattura.
Il risultato
Ogni intervento si segue dall'inizio alla fine in un solo posto. La chiusura del mese passa da tre giorni a uno, senza ricopiare nulla.
Il racconto
Si parte da quello che c'era già. Mi sono fatto mandare i fogli Excel, un paio di rapportini compilati e qualche mail tipo, e in due videochiamate con il titolare e la persona in ufficio abbiamo ricostruito il percorso di una richiesta, dalla telefonata alla fattura. Lo stesso dato veniva scritto in media tre volte.
Il gestionale segue quel percorso senza stravolgerlo. La richiesta si inserisce una volta sola e diventa un intervento; il tecnico lo trova sul telefono, compila il rapportino e fa firmare il cliente sul posto; in ufficio l'intervento chiuso è già pronto per la fattura. Ogni ruolo vede solo quello che gli serve.
L'ho rilasciato a pezzi, una funzione alla volta, con i loro dati veri importati dai vecchi file, così nessuno ha dovuto cambiare tutto in un giorno. Dopo qualche settimana gli Excel sono stati archiviati.